Comprobación de Gastos
Sistematice la comprobación de gastos de viaje, caja chica y fondos fijos
El módulo de Comprobación de Gastos sistematiza la administración de los gastos de caja chica, fondos fijos, viáticos, gastos diversos y de representación: digitaliza la solicitud y autorización del viaje, los anticipos y la comprobación con o sin CFDI, y determina reembolsos, devoluciones de saldo o descuentos por nómina — con notificaciones por mail en cada paso del proceso. Se puede contratar de forma independiente, solo con el Administrador del Sistema.
Tres canales para capturar comprobantes
- Importación del XML — al importar el CFDI se evitan capturas y duplicados: DataFlow valida la estructura del XML (detecta archivos alterados), verifica que no esté registrado y lo valida ante el SAT para detectar comprobantes apócrifos o cancelados.
- Buzón de email dedicado — a cada empleado se le asigna una cuenta con el dominio
gastos.net, exclusiva para que los proveedores envíen sus CFDI; DataFlow importa el gasto, anexa XML y PDF, lo valida y el empleado solo lo asigna a su folio de viaje. - Bot de WhatsApp — el empleado envía sus comprobantes por WhatsApp desde el celular, en el momento en que gasta. El canal más rápido para personal en campo.
El proceso completo, con control
- Solicitud y autorización de viaje: formulario con detalle del viaje, presupuesto y anticipo; el autorizador recibe la notificación por mail y aprueba o ajusta.
- Preautorización y autorización de gastos por topes: el jefe o el revisor aprueba o rechaza conceptos total o parcialmente; el empleado recibe el detalle por mail.
- Cierre del viaje: reporte con el saldo resultante para determinar devolución del empleado o reembolso de la empresa; el descuento por nómina se aplica directo si se cuenta con el módulo de Nómina, y la solicitud de pago pasa a Cuentas por Pagar.
- Reportes por empleado, departamento, tipo de gasto, proyecto, centro de costo y destino, con análisis de tendencias para crear estrategias de reducción.
Beneficios
- Mejora el control de anticipos, reembolsos, devoluciones y descuentos por nómina.
- Reduce la carga del área administrativa: cada responsable registra y anexa sus comprobantes.
- Facilita el cumplimiento fiscal de deducibilidad y detecta duplicados y CFDI apócrifos.
- Involucra al personal en una cultura de organización y control del gasto.