Cuentas por Pagar

El módulo de Cuentas por Pagar es la herramienta para empresas que administran compras a crédito y pagos diferidos: asocia las facturas de proveedores con recepciones y órdenes de compra, y planea y programa pagos con procesos de autorización. Ayuda a aprovechar los plazos de pago, eliminar pagos duplicados o incorrectos y gestionar las notas de crédito. Se puede contratar de forma independiente, solo con el Administrador del Sistema.

Recepción y validación de CFDI

• Los CFDI que los proveedores envían a una cuenta de mail exclusiva se validan ante el SAT y se almacenan en un buzón de recepción.
• Facturas, notas de crédito y complementos de pago se registran manual o automáticamente desde el XML; los archivos XML y PDF se renombran y almacenan por año y mes en el servidor.
• DataFlow valida la estructura del XML (detecta archivos editados), verifica duplicados contra su base de datos y comprueba ante el SAT la validez del comprobante.

Revisión y planeación de pagos

• Asociación del comprobante a orden de compra, recepción de almacén, proyecto y centro de costo; con los módulos de Compras e Inventarios, la revisión documental compara recepción contra factura automáticamente.
• Planeación de múltiples pagos por comprobante en diferentes fechas y formas de pago (cheque, efectivo, depósito, transferencia).
• Actividades de seguimiento para bitácoras de negociaciones con proveedores.

Autorización, pago y dispersión

• Autorización y programación de pagos por montos y niveles, indicando cuenta bancaria origen y del proveedor.
• Impresión de pólizas cheque con control de folios de chequeras y formatos por banco.
• Dispersión bancaria en batch: generación de archivos para transferencias masivas en las plataformas de los bancos, con formato de solicitud auditable.
• Confirmación y cancelación de pagos con motivo, para efectos de auditoría.

Análisis

• Antigüedad de saldos por proveedor y proyección de pagos con periodos configurables.
• Reportes por estatus (pendientes, parciales, cancelados, pagados), proveedor y fechas de documento, revisión, planeación y programación.
• Variaciones de pagos vs. lo pactado y descuentos por pronto pago.